Viden Hotel & restauration

Erhvervskunden beder om CO2-data for mødet eller konferencen på hotellet eller restauranten – sådan svarer du i praksis

4. august 2026 9 min. læsetid

admin

Erhvervskunden spørger, fordi mødet eller overnatningen skal ind i deres eget klimaregnskab – under Scope 3-kategorien for forretningsrejser. Jeres samlede klimaregnskab og certificeringer kan I svare med det samme. Et CO2-tal for netop deres arrangement er en ekstra beregning (typisk efter HCMI-metoden), som I selv skal lave oven på regnskabet – det er vigtigt at være ærlig om forskellen fra start.

En virksomhed booker et møde hos jer – og vedhæfter et spørgeskema om CO2

Jeres hotel eller restaurant har lige fået bekræftet en booking: et firmamøde, en heldagskonference eller 40 overnatninger til en salgskonference. Så kommer den anden mail, eller et felt i selve bookingformularen: kan I levere CO2-data for arrangementet? Nogle gange er det et helt konkret spørgeskema fra virksomhedens indkøbs- eller rejseafdeling. Andre gange er det en enkelt linje fra en kontaktperson, der selv virker usikker på, hvad de egentlig har brug for.

Kort svar: Den anmodning findes, fordi virksomheden selv skal indregne mødet, konferencen eller overnatningerne i sit eget klimaregnskab – typisk i kategorien “forretningsrejser” i GHG-protokollens Scope 3-regelsæt. Det, I kan svare med det samme, er jeres generelle klimaregnskab og eventuelle certificeringer. Det, der kræver mere arbejde, er et præcist CO2-tal for netop dette møde, denne konference eller dette antal overnatninger – det er en anden detaljegrad end det, de fleste hoteller og restauranter har liggende.

Hvad bliver du helt konkret bedt om at levere?

I praksis dækker anmodningerne typisk over fire varianter, ofte blandet sammen i samme mail:

Jeres generelle klimaregnskab eller CO2-tal for virksomheden
Dokumentation for en miljøcertificering, fx Green Key
Et bekræftende svar på en “sustainability questionnaire” i forbindelse med et udbud (RFP) om konferencefaciliteter
Et konkret CO2e-tal for selve arrangementet – fx “kg CO2e pr. overnatning” eller “kg CO2e pr. deltager for konferencedagen”

Det sidste punkt er den variant, der kræver mest af jer. Et samlet klimaregnskab er noget, I kan have liggende. Et tal for netop dette møde er en beregning oven på jeres data, ikke noget de fleste systemer leverer automatisk.

Hvilken kategori i GHG-protokollen hører anmodningen under?

Når en virksomhed rapporterer forretningsrejser og møder i sit eget Scope 3-klimaregnskab, sker det som udgangspunkt i kategori 6, “Business travel”, i GHG-protokollens tekniske vejledning til Scope 3. Kategorien dækker medarbejderes transport til møder og konferencer (fly, tog, bus, bil) i køretøjer, virksomheden ikke selv ejer eller driver.

Overnatninger er ikke et fast krav i kategorien, men GHG-protokollen nævner det direkte: virksomheder “may optionally include emissions from business travelers staying in hotels” og kan lægge “the number of hotel nights incurred during business travel by hotel type” til deres beregning, hvis de har den type data. Det er altså op til den enkelte virksomhed, om overnatninger og mødelokaler tælles med – men når de gør, er det jeres data, de skal bruge.

Findes der en anerkendt metode til at beregne CO2 for hotelovernatninger og mødelokaler?

Ja – og det er værd at kende til, fordi det ofte er den metode, erhvervskunden selv forventer, I bruger. Hotel Carbon Measurement Initiative (HCMI), udviklet af World Sustainable Hospitality Alliance (tidligere International Tourism Partnership) og World Travel & Tourism Council i samarbejde med 23 store hotelkæder, er netop bygget til dette. Metoden anvender dele af GHG-protokollens standarder og gør det muligt for et hotel at beregne både sit samlede CO2-aftryk, aftrykket pr. optaget værelse pr. nat – og aftrykket pr. kvadratmeter mødelokale pr. time.

HCMI blev lanceret i juni 2012 og er siden opdateret i 2016 og 2022. Metoden bruges i dag af over 30.000 hoteller globalt, og World Sustainable Hospitality Alliance fremhæver selv, at et af de primære formål er at kunne “report to corporate clients (RFPs)” og “assist customers in their booking decisions” – altså præcis den situation, hvor en erhvervskunde beder om jeres tal i forbindelse med en booking eller et udbud. En opdateret standard, HCMI v3.0, har været i offentlig høring til og med 15. maj 2026 med udvidet dækning af Scope 3, og forventes at gælde fra rapporteringsåret 2026 (med de fleste beregninger udført i løbet af 2027) – den nuværende metode gælder altså stadig i skrivende stund.

Det er samme familie af metode, som ligger bag Green Keys eget måleværktøj til certificeringens obligatoriske CO2-krav (se Green Key og klimaregnskab: hænger de sammen?) – så har I allerede arbejdet med Green Keys kriterium 1.10, har I været tæt på denne type beregning før.

“HCMI enables a hotel property to calculate: total carbon footprint, carbon footprint per occupied room on a daily basis, carbon footprint per area of meeting space on an hourly basis”
World Sustainable Hospitality Alliance: Hotel Carbon Measurement Initiative (HCMI)

Efterspørger erhvervskunder og MICE-branchen det allerede i Danmark?

Ja, i stigende grad – men ikke ensartet endnu. En analyse gennemført af Resonans og Rambøll for MeetDenmark, Wonderful Copenhagens platform for erhvervs- og mødeturisme, viser (oktober 2024) en spørgeskemaundersøgelse blandt danske “mødekøbere” gennemført af Optimeet, hvor mad og drikke vægtes højest med 71%, når man spørger, hvilke områder virksomheder stiller krav til ved indkøb af møder, konferencer og events – fulgt af emballage (58%) og papir (45%). Internationalt viser ICCA’s undersøgelse blandt europæiske foreningskunder, at 65% finder det vigtigt eller meget vigtigt at reducere miljøpåvirkningen fra deres events.

Samme analyse citerer også hotel- og eventrepræsentanter, der er ærlige om, at det ikke rammer alle endnu: “Kunder stiller ikke krav til os endnu”, siger en hotelrepræsentant i undersøgelsen. Mønsteret er altså det samme som i resten af branchen (se Hvorfor spørger erhvervsgæster og banker hoteller og restauranter om klimadata?): efterspørgslen er reel og stigende, men ikke universel – endnu.

Et konkret eksempel på, hvor detaljeret kravene kan blive, kommer fra hotelkæden Guldsmeden Hotels, som i et interview med Wonderful Copenhagen/MeetDenmark beskriver, hvad deres erhvervskunder efterspørger:

“Der er efterspørgsel på data og i meget høj grad fra de virksomheder, som gerne vil tegne firmaaftaler med os. De har behov for at vide, hvad CO2-aftrykket er pr. gæst pr. overnatning.”
Kirsten Aggersborg, Bæredygtigheds- og kommunikationschef, Guldsmeden Hotels, i Wonderful Copenhagen/MeetDenmark: “Data er et must i arbejdet med bæredygtighed”

Det bekræfter mønsteret: det er ikke nok med et mærke eller en generel erklæring. Erhvervskunder, der vil bruge tallet i eget regnskab, vil have data, der er specifikke for deres booking.

Hvad kan du svare med det samme – og hvad kræver mere arbejde?

Det er den vigtigste sondring i hele denne anmodning, og den er værd at være ærlig om over for kunden fra start.

Kan besvares med det samme, hvis I har det liggende:

Jeres generelle, samlede klimaregnskab for virksomheden
Dokumentation for miljøcertificering, fx Green Key
Jeres overordnede politik og indsats på klimaområdet

Kræver yderligere beregning:

Et CO2e-tal for netop dette møde eller denne konference
Et tal “pr. deltager” eller “pr. overnatning” for det specifikke arrangement
Et opdelt tal for mødelokale kontra overnatning kontra forplejning

Den anden liste er en anden granularitet end den første. Et samlet klimaregnskab fordeler ikke sig selv ud på det enkelte møde – det kræver, at totaltallet sættes i forhold til jeres egen kapacitets-, gæste- eller mødestatistik (fx kvadratmeter-timer efter HCMI-metoden, eller room-nights), og det er typisk et stykke arbejde, I (eller jeres rådgiver) selv skal lave oven på regnskabet, ikke noget der kommer automatisk med.

Sådan gør du det i praksis

Jeres energiforbrug, indkøb af varer og øvrige driftsudgifter ligger allerede i jeres bogføring. Det er data, et system som Verarca automatisk kan hente og omsætte til virksomhedens samlede klimaregnskab, uden at I selv skal samle det manuelt i et regneark – og det er præcis det regnskab, I kan sende videre, når en erhvervskunde spørger til jeres generelle CO2-tal.

Vær opmærksom på, at Verarca beregner jeres samlede klimaregnskab for hele virksomheden – ikke automatisk et tal for et bestemt møde, en konkret konference eller et specifikt antal overnatninger. Hvis jeres økonomisystem registrerer data på en dimension som fx afdeling, sagsnummer eller ordrenummer, kan rapporten opdeles på den dimension. Men et CO2e-tal for netop erhvervskundens arrangement, beregnet efter en metode som HCMI (kg CO2e pr. kvadratmeter mødelokale pr. time, eller pr. optaget værelse pr. nat), er en beregning, I selv – eller sammen med en rådgiver – skal lave oven på jeres regnskab og jeres egen drifts- og gæstestatistik. Det er ikke noget, Verarca gør automatisk i dag.

Se, hvordan Verarca konkret dækker jeres branche, på siden om klimaregnskab og ESG-rapportering til hotel og restauration, eller læs mere om, hvorfor efterspørgslen på klimadata i branchen er steget, på verarca.dk/hvorfor-klimaregnskab-og-esg.

Et konkret eksempel fra branchen: Samhandel, Danmarks førende indkøbskæde for HoReCa-branchen med over 400 medlemmer – blandt andet hotelkæder som Strawberry, Milling Hotels og Brøchner Hotels samt en lang række restauranter og caféer – har sammen med Verarca automatiseret CO2-beregningen direkte fra medlemmernes fakturaer, uden ekstra administrativt arbejde for dem.

Vil du vide mere om, hvem der efterspørger jeres CO2-tal generelt, og hvorfor? Læs Hvorfor spørger erhvervsgæster og banker hoteller og restauranter om klimadata?. Overvejer I i stedet Green Key, og vil vide, om certificeringen dækker samme behov? Læs Green Key og klimaregnskab: hænger de sammen?

Spørgsmål du måske sidder med

Er vi forpligtet til at levere CO2-data, når en erhvervskunde spørger?

Nej, der er intet lovkrav, der forpligter jer til at svare. Men i praksis vælger virksomheder i stigende grad mødested og hotel efter, om stedet kan levere de data, de selv skal bruge til deres eget klimaregnskab. Kan I ikke svare, risikerer I at blive valgt fra til den næste booking eller det næste udbud.

Skal vi bruge HCMI-metoden for at kunne svare?

Ikke nødvendigvis. HCMI er den mest anerkendte metode specifikt til hotelovernatninger og mødelokaler, og det er den metode, mange erhvervskunder og RFP-spørgeskemaer implicit forventer. Men jeres udgangspunkt kan være det samlede klimaregnskab – det dækker allerede en stor del af det, kunden reelt er interesseret i.

Er et tal “pr. deltager” det samme som virksomhedens samlede klimaregnskab?

Nej. Et samlet klimaregnskab dækker jeres virksomheds udledning i en given periode. Et tal pr. deltager, pr. overnatning eller pr. møde er en yderligere beregning, hvor totaltallet fordeles ud på en konkret aktivitet – det kræver ekstra data og arbejde, uanset om I gør det selv eller med en rådgiver.

Hvorfor spørger erhvervskunder specifikt til møder og konferencer, og ikke bare generelt?

Fordi de selv skal indregne den konkrete aktivitet i deres eget Scope 3-regnskab under kategorien for forretningsrejser i GHG-protokollen. Nogle virksomheder tæller kun transport med, andre medtager også overnatninger og mødelokaler – og når de gør, er det jeres data, de har brug for til det.